← Опис роботи підсистеми Головна книга. | Iceb | Робота з товарно-матеріальними документами. →

Товарно-матеріальний облік.

Система варта автоматизованого ведення обліку будь-яких видів матеріалів, товарів, малоцінки тощо.

Система дозволяє виписувати і роздруковувати накладні і податкові накладні на прихід й витрата будь-яких матеріалів. При виписці матеріалів оператор як реального часу бачить залишки матеріалів на яких складах. Це дозволяє виписувати тільки те, що реально є. Облік ведеться всім видів матеріалів (продукція, малоцінка, товар та інших.).

Після введення і роздруківки накладної оператор має можливість підтвердити видачу матеріалу у цій накладної або повністю, або частково. Після підтвердження накладної оператор може виконати проводки до цієї накладної або у ручному, або у автоматичному режимі.

Оператор має нагоду отримати список всіх накладних будь-яку період, або список лише непідтверджених накладних, або список накладних, яких не виконані проводки.

Спочатку експлуатації програми слід впровадити нормативно-довідкову інформацію. Перелік складів, види витрат і підрозділів, групи матеріалів (нафтопродукти, будівельні матеріали тощо.), перелік матеріалів (Бензин А76,Бензин А93,Цемент,Цегла тощо.), перелік одиниць вимірювання, і т.д.

Важливим моментом і те, що у списку кодів контрагентів обов'язково має введений контрагент, який експлуатує систему, з кодом "00". У цій коду повинні проводиться всі внутрішні переміщення матеріалів. Якщо ж користувач при внутрішньому переміщенні і вигляді операції "витрата" вкаже код "00-1", де "1" - код складу, то система автоматично сформує, крім документа на витрата, документ на прихід, для складу з кодом "1". Код складу має відповідати одного з кодів складів, введених у систему.

Після цього необхідно запровадити стартові залишки матеріалів по картках на даний момент початку експлуатації системи. Стартові залишки вводяться прихідним документом номер якого має бути "000", код операції "ОСТ" (стартовий залишок), код контрагента "00".

Після введення стартових залишків всі документи на прихід й витрата матеріалів необхідно проводити системою. Програма основі цих документів буде автоматично проводити необхідні запис у картках на прихід й витрата матеріалу по тому, як документ підтверджено.

При введення приходу матеріалу вводиться її ціна, одиниця виміру, рахунок обліку, кратність, ціна реалізації. Якщо комбінація перелічених реквізитів унікальна, то заводиться нова картка на матеріал. Якщо така картка вже зараз є, то прихід оформляється в існуючу картку.

При введення витрати програма показує усі наявні в наявності картки на зазначений матеріал із залишками ними. Оператор вибирає, з яким картки буде здійснено списання матеріалу.

Після запровадження документа до системи, необхідно підтвердити цей документ ще. Буває, що він виписаний, а матеріал по нього отримано. Тому підтвердження документа виконується після фактичної вдачі/одержання матеріалу. Підтвердження документа то, можливо повним або частковим. Система дозволяє отримати список непідтверджених документів, і навіть документів якими проводки не виконані.

При виписці документів на витрата програма показує два залишку: фізичний і з документам. Фізичний залишок - це - реальний залишок матеріалу складі. Залишок у документах - це залишок, який вийде, коли всі виписані документи буде підтверджено, тобто за ним виданий/отриманий матеріал. Оператор має можливість замовити отримання залишків кожну дату.

Проводки виконуються лише підтверджених документів. Система перевіряє правильність проводок за рахунком обліку, яким значиться матеріал. Перед початком проведення проводок на екран виводитися список рахунків, із сумами, якими потрібно зробити проводки. Коли екран виведені нульові суми, це що означає що документ не підтверджено. Потрібно підтвердити документ і лише після цього проводки.

Передбачено автоматична установка номери документа. Номер документа формується з коду складу і порядкового номери на витрата чи прихід із початку 2002 року. Користувач може використовувати відрізняється від цієї систему нумерації документів. У цьому випадку номер документа він має запровадити сам. Програма зробить перевірку на відсутність такого номери, і коли він вже сьогодні існують - видасть звідси повідомлення.

Якщо користувач не пам'ятає код матеріалу, то тут для його пошуку досить запровадити кілька літер з її назви. Система видасть на екран список всіх матеріалів, мають цю комбінацію літер, і користувач може вибрати потрібний йому матеріал і підтвердить його клавіш "Enter".

Головне меню

Головне меню має вигляд:

----------------------------------------
|Фундаментальна обізнаність із документами. |
|Введення нормативно-довідкової інформації.|
|Одержання звітів. |
|Фундаментальна обізнаність із файлами роздруківок. |
|Видалити записи роздрібної торгівлі |
|Перегляд картки матеріалу. |
|Оптимізація бази даних |
|Видалення документів протягом року. |
|Замінити базі даних. |
|Перемінити ім'я принтера. |
|Кінець роботи. |
----------------------------------------

Режим "Фундаментальна обізнаність із документам" дозволяє вводити документи на прихід й витрата. Шукати документ з його номера, переглядати список всіх документів, непідтверджених документів, документів без проводок. Здійснювати пошуки документів різноманітні реквізитам.

Режим "Введення нормативно-довідкової інформації" дозволяє здійснити настроювання програми для вашої організації. Ви повинні будете до початку експлуатації програми запровадити групи матеріалів, одиниця виміру матеріалів, список матеріалів, перелік операцій на прихід матеріалів, перелік операцій на витрата матеріалів, перелік складів матеріалів, перелік форм оплати. Можна працювати з файлом настройки програми розвитку й переліком контрагентів, що є спільним і використовують і в інших підсистемах.

Режим "Одержання звітів" дозволяє їм отримати різноманітні звіти про рух матеріальних коштів у вашої організації. Можете роздрукувати перелік карток із рештками ними матеріалів, можете отримати перелік карток по цікавій для вас групі матеріалів чи з конкретному матеріалу. Також ви можете замовити різноманітні пошуки щоб одержати цікавлять вас даних про русі матеріалів.

Режим "Фундаментальна обізнаність із файлами роздруківок" дозволяє працювати з раніше сформованими звітами. Усі звіти програма вивантажує в файли, чиї імена повідомляються оператору після завершення виконання замовленого звіту. Якщо оператор наказав "зберегти звіт", те з допомогою цього режиму може бути переглянути, роздрукувати чи видалити.

Режим "Видалити записи роздрібної торгівлі" дозволяє видалити всі записи з таблиці роздрібної торгівлі. Тобто, будуть віддалені всі записи, запроваджені з допомогою програми rozn. Ця програма дозволяє замінити касовий апарат у книгарні на термінал з касовим реєстратором.

Режим "Перегляд картки матеріалу" дозволяє переглянути всі записи за якою картці матеріалу.

Режим "Оптимізація бази даних" дозволяє зменшити розмір бази після видалення великої кількості записів.

Режим "Перемінити базі даних" дозволяє оператору працювати з кількома базами даних, які належать різним юридичним особам. Чи кількома базами даних, які належать одному юридичній особі.

Режим "Замінити ім'я принтера" дозволяє оператору роздруковувати звіти будь-якою принтері у мережі, якщо системний адміністратор він зробив усе необхідні настройки.