← Облік касових ордерів. | Iceb | Облік шляхових листів. →

Облік витрат на відрядження.

Програма варта обліку відрядних витрат і дозволяє їм отримати інформацію про плани відрядних витрат будь-яку період. У базі даних вводяться всі авансові звіти. До кожного авансовому звіту оператор може виконати проводки в ручному чи автоматичному режимі.

Головне меню.

Головне меню програми має такий вигляд:

----------------------------------------
|Фундаментальна обізнаність із документами. |
|Введення нормативно-довідкової інформації.|
|Роздрукувати звіти. |
|Фундаментальна обізнаність із файлами роздруківок. |
|Замінити базу. |
|Замінити ім'я принтера. |
|Кінець роботи. |
----------------------------------------

Режим "Фундаментальна обізнаність із документами" дозволяє вводити нові документи, здійснювати пошук і освоєння перегляд раніше введених документів, блокувати/розблокувати базу з певних дат.

Режим "Введення нормативно-довідкової інформації" дозволяє запровадити всі необхідні настроєні дані спершу експлуатації програми.

Режим "Роздрукувати звіти" дозволяє роздрукувати реєстр проводок по видам операцій, відомість по контрагентам.

Режим "Фундаментальна обізнаність із файлами роздруківок." дозволяє роздруковувати, переглядати, редагувати чи видаляти файли містять звіти сформовані програмою.

Режим "Замінити базу" дозволяє оператору вибрати базі даних з якій він хоче працювати.

Режим "Замінити ім'я принтера" дозволяє оператору вибрати принтер який буде виводитися роздруківки.

Введення нового документа.

Цей режим дозволяє вводити й коригувати дані шапки документа. Після входу у цей режим на екрані з'явитися меню:

-------------------------------
|Код контрагента.... |
|Дата документа..... |
|Номер документа.... |
|Вигляд відрядження... |
|Пункт призначення.... |
|Організація........ |
|Мета відрядження.. |
|Номер наказу...... |
|Дата наказу....... |
|Дата від'їзду....... |
|Дата приїзду....... |
|Номер аванс.звіту. |
|Дата аванс.звіту.. |
-------------------------------
F1 допомогу F2/+ запис F3 реквізити F4 носер док. F10 вихід

F1 : - отримати опис режиму;

F2 : - записати введену інформацію;

: - записати введену інформацію;

F3 : - перегляд списку контрагентів чи видів відряджень;

F4 : - отримання нового номер документа;

F10 : - вихід без записи.

Обов'язковими для заповнення є лише чотири реквізиту цього меню.

Для швидкого пошуку коду контрагента потрібно натиснути клавішу "Tab" коли червона підсвічування рядки встановлено на проти реквізиту "Код контрагента". До виконання проводок до документа може бути заповнений реквізит "Дата авансового звіту" оскільки за цієї дати робитиметься проводки в автоматичному режимі.

При одночасному введення документів кількома операторами, може виникнути ситуація, коли інший оператор перехопив ваш номер документа. І тут потрібно натиснути клавішу F4 щоб одержати нового номери документа.

Введення і коректування проводок.

У цьому вся режимі можна вручну чи автоматично виконати проводки конкретної документа. Після входу у цей режим ви не побачите список проводок виконаних для документа чи повідомлення про відсутності таких. У правом верхньому розі покажуть список рахунків, із сумами за якими мають бути виконані проводки. У частині екрана буде рядок підказки:

F1 допомогу F2/+ запис F3 видалити F4 авт.пр. F5 нас.пров. F7 перекл. F8кон-ты F10 вихід

F1 : - перегляд описи режиму;

F2 : - запровадити нову проводку;

: - запровадити нову проводку;

F3 : - видалити проводку де встановлено підсвічування рядки;

Shift+F3 : - видалити всі проводки;

F4 : - виконати всі проводки до документа;

F5 : - перехід у режим настройки автоматичного виконання проводок;

Shift+F5 : - роздруківка проводок;

F7 : - переключення режимів перегляду проводок;

F8 : - перехід у режим роботи з списком контрагентів;

F10 : - вихід.

Введення запис у документ.

Після входу у цей режим на екрані з'явитися меню.

------------------------------------------------------------
|Кількість....................................... |
|Сума із ПДВ...................................... |
|Сума ПДВ........................................ |
|Одиниця виміру................................ |
|Рахунок............................................. |
|Код контрагента (приватне обличчя).................... |
|Код контрагента для реєстру податкових накладних.. |
|Номер документа.................................. |
|Рахунок ПДВ......................................... |
------------------------------------------------------------
F1 допомогу F2 запис F3 реквізити F10 вихід

F1 : - допомогу;

F2 : - записати інформацію;

F3 : - перегляд списку одиниць виміру, рахунку також контрагентів

F10 : - вихід.

Обов'язковими заповнення є п'ять реквізитів меню.

Реквізит "Код контрагента (фізична особа)" потрібно було затверджувати лише, якщо у проводках відобразити, що послуги, чи товари оплачені приватній особі за готівкові. І тут програма зробить відповідну проводку на відповідного контрагента. І це потрібно, щоб програма могла автоматично в хому 1дф взяти всіх приватні виробники, у яких було здійснено купівлі товарів та послуг.

Реквізит "Код контрагента для реєстру податкових накладних" заповнюється, лише коли потрібно, щоб ці суми потрапили до реєстру податкових накладних під час імпорту документів.

Реквізит "Номер документа" буде записано як номер податковій накладній при імпорті документа до реєстру податкових накладних.

Реквізит "Рахунок ПДВ" вводитися в тому разі, коли потрібно щоб ПДВ щодо цього запису ставився в інший рахунок. Проводки по документа будуть робитись на рахунок ПДВ вказаний у файлі настройки виконання проводок. Якщо потрібне щоб щодо окремих записам у документі проводки виконувалися в інший рахунок, то цей рахунок потрібно було затверджувати у цей реквізит меню.

Фундаментальна обізнаність із документом.

Цей режим дозволяє вводить видаляти і коректувати запис у документ. Після входу у цей режим у верхній частині екрана з'явитися інформації з шапки документа. Під цією інформацією будуть записи документа чи повідомлення про відсутність записів у документі. У нижньої частини екрана буде виведено рядок підказки:

F1 допомогу F2/+ запис F3 видалити F4 прови. F10 вихід

F1 : - отримання описи режиму;

Shift+F1 : - перейти в режим роботи з шапкою документа;

F2 : - введення нової запис у документ;

: - введення нової запис у документ;

F3 : - видалити запис у документі де встановлено підсвічування рядки;

Shift+F3 : - видалити документ;

F4 : - перехід у режим виконання проводок до документа;

F5 : - роздруківка посвідки про відрядження;

F10 : - вихід із документа.

Перегляд всіх введених документів.

Цей режим дозволяє їм отримати на екран список всіх введених документів будь-яку період. Після сходу у цей режим будуть показані всі документи починаючи з початку стартового роки або банку повідомлення про відсутність записів. Стартовий рік встановлюється в файлі настройки даної програми. У частині екрана з'явитися рядок підказки:

F1 допомогу F2 ? F3 * F4 пошук F5 розшифровка F10 вихід

F1 : - перегляд описи режиму;

F2 : - умикання/вимикання режиму перегляду тільки підтверджених документів;

F3 : - умикання/вимикання режиму перегляду лише документів яких не виконані проводки

F4 : - пошук потрібних записів;

F5 : - розшифровка записи де встановлено підсвічування рядки;

F10 : - вихід;

Enter : - вхід в режим роботи з документом у якому встановлено підсвічування рядки.

Фундаментальна обізнаність із документами.

Після входу у цей режим роботи, на екрані з'явитися меню:

------------------------------------------
|Введення нового документа. |
|Пошук введеного документа. |
|Перегляд всіх введених документів. |
|Перегляд документів починаючи з дд.мм.гггг|
|Встановити/зняти блокування дат. |
|Вихід. |
------------------------------------------

Режим "Введення нового документа" дозволяє запровадити нову документ в базі даних.

Режим "Пошук введеного документа" дозволяє знайти документ по номера документа.

Режим "Перегляд всіх введених документів" дозволяє переглядати список документів введених у базі даних і переглядати вміст записів будь-якого документа зі списку знайдених документів.

Режим "Перегляд документів починаючи з дд.мм.ггг" дозволяє їм отримати список документів за поточною дати.

Режим "Встановити/зняти блокування дат" дозволяє установить/зняти блокування коригування документів будь-яку місяць.

Введення нормативно-довідкової інформації.

Після входу у цей режим, на екрані з'явитися меню:

----------------------------------------------------
|Введення і коригування груп командировочних витрат.|
|Введення і коригування списку одиниць виміру. |
|Введення і коригування витрат на відрядження. |
|Введення і коригування видів відряджень. |
|Введення і коригування списку контрагентів. |
|Фундаментальна обізнаність із файлом настройки. |
|Настpойка автоматичного виконання пpоводок. |
|Вихід. |
----------------------------------------------------

Введення і коригування переліку груп відрядних витрат.

Після входу у цей режим програма покаже записи переліку якщо вони або видасть повідомлення про їхнє відсутності. У частині екрана з'явитися рядок підказки:

F1 допомогу F2/+ запис Sh+F2-корект F3 видалити F4 пошук F5 роздр. F10 вихід

F1 : - отримання підказки;

F2 : - введення нової записи;

: - введення нової записи;

Shift+F2 : - коригування обраної записи;

F3 : - видалення обраної записи;

F4 : - пошук записів мають введену оператором ланцюжок символів в найменуванні;

F5 : - роздрукувати перелік.

F10 : - вихід.

Коригування обраної записи (Shift+F2).

Установивши підсвічування рядки на потрібну запис, натисніть клавішу Shift і тримаючи її в натисненому стані натиснімо клавішу F2.

Введення нової записи (F2/+).

Після натискання клавіші F2 на екрані з'явитися меню:

---------------------------
|Код групи....... |
|Найменування..... |
---------------------------
F2/+ записати. F10 вихід

Введіть код і найменування. Натисканням клавіші F1 чи "+" запишіть дані.

Видалення записи (F3).

Встановіть підсвічування рядки на потрібну запис і натисніть клавішу F3. Програма перед видаленням перевірить чи немає з цим кодом групи введеної інформації. Якщо такий інформації не введено, запис буде видалена.

Пошук потрібних записів (F4).

Оператор може шукати потрібні їй записи скануючи по списку угору й униз, і може поставити чепочку символів з найменування і яскрава програма знайде всі записи мають задану ланцюжок символів. Треба лише натиснути клавішу F4. На екрані з'явитися запит:

----------------------------
|Введіть зразок на допомогу пошуку|
|                          |
----------------------------

Введіть кілька символів (що менше краще) з найменування і натиснімо Enter. На екрані залишаться лише рядки мають поставлене зразок в найменуванні (де б перебував, на початку, середині або кінець рядки) чи програма повідомить про тому, що таких рядків немає. Для скасування режиму пошуку знову натиснімо F4 і щось вводячи Enter. Намагайтеся вводити на допомогу пошуку коріння слів оскільки початок і закінчення не може змінюватися, а ви знаєте точно як він введено. Будете ви вводити зразок на допомогу пошуку великими чи малими літерами має значення, програма покаже всі рядки мають введену чепочку символів незалежно від цього якими літерами (великими чи малими) вони запроваджені.

Роздрукувати список (F5).

Після натискання клавіші F5 програма зробить роздруківку списку та повідомить ім'я файла куди вивантажений цей перелік. Ви зможете за бажання його роздрукувати. Можливий список груп:

----------------------------------
|Код|Найменування
----------------------------------
1 Транспортні витрати.
2 Витрати проживання.
3 Інші витрати.

Введення і коригування видів відряджень.

F1 допомогу F2/+ запис Sh+F2-корект F3 видалити F4 пошук F5 роздр. F10 вихід

F1 - отримання підказки;

F2 - введення нової записи;

- введення нової записи;

Shift+F2 - коригування обраної записи;

F3 - видалення обраної записи;

F4 - пошук записів мають введену оператором ланцюжок символів в найменуванні;

F5 - роздрукувати перелік.

F10 - вихід.

Коригування обраної записи (Shift+F2).

Введення нової записи (F2/+).

Після натискання клавіші F2 на екрані з'явитися меню:

---------------------------
|Код групи....... |
|Найменування..... |
---------------------------
F2/+ записати. F10 вихід

Введіть код і найменування. Натисканням клавіші F1 чи "+" запишіть дані.

Видалення записи (F3).

Встановіть підсвічування рядки на потрібну запис і натиснімо клавішу F3. Програма перед видаленням перевірить чи немає з цим кодом групи введеної інформації. Якщо такий інформації не введено, запис буде видалена.

Пошук потрібних записів (F4).

----------------------------
|Введіть зразок на допомогу пошуку|
|                          |
----------------------------
F10 вихід

Роздрукувати список (F5).

----------------------------------
|Код|Найменування
----------------------------------
 КПУ Відрядження Україною
 ЗК Зарубіжні відрядження

Введення і коригування витрат за відрядження.

Після входу у цей режим на екрані з'явитися список витрат за відрядження чи повідомлення про відсутність таких. у нижній частині екрана якщо рядок підказки:

F1 допомогу F2/+ запис F3 видалити F4 пошук F5 печатку F6 код F9 груп.F10 вихід

F1 : - перегляд описи режиму;

F2 : - введення нової записи;

: - введення нової записи;

Shift+F2 : - коригування записи де встановлено підсвічування рядки;

F3 : - видалити запис де встановлено підсвічування рядки;

F4 : - пошук записуй з кількох буквах з найменування;

F5 : - роздруківка записів;

F6 : - пошук записи за кодом;

F9 : - пошук записів відповідної групи виду відрядних витрат;

F10 : - вихід.

Введення і коригування витрат за відрядження.

Після входу у цей режим на екрані з'явитися меню:

-----------------------------
|Код витрати........ |
|Група............. |
|Одиниця виміру.. |
|Найменування....... |
|Рахунок обліку......... |
|Ціна............... |
|Ціна введена....... |
-----------------------------
F1 допомогу F2/+ запис F4 пол.код F10 вихід

F1 : - перегляд описи режиму;

F2 : - записати введену інформацію;

: - записати введену інформацію;

F4 : - отримання нового коду витрати;

F10 : - вихід без записи.

Обов'язковими заповнення є перші чотири реквізиту меню. Якщо одночасно працює кілька операторів, то може виникнути ситуація коли інший оператор раніше вас ввів запис з таким колом витрати як і ви. І тут потрібно використовувати клавішу F4 щоб одержати нового коду витрати.

Роздрук звітів.

Після входу у цей режим на екрані з'явитися меню:

----------------------------------------------------
|Роздрукувати реєстр проводок за видами відряджень.|
|Роздрукувати відомість по контрагентам. |
|Роздрук наказів за відрядження. |
|Роздрукувати звід по рахункам-кодам витрат. |
|Вихід. |
----------------------------------------------------

Роздрук реєстру проводок за видами відряджень.

Після входу у цей режим на екрані з'явитися меню:

---------------------------------
|Дата начала..(д.м.г).. |
|Дата конца...(д.м.г).. |
|Код контрагента.(,,).. |
|Вигляд відрядження.(,,).. |
|Рахунок.....(,,)......... |
---------------------------------
F1 допомогу F2/+ розрахунок F3 реквізити F4 очистити F10 вихід

F1 : - перегляд описи режиму;

F2 : - розпочати формування звіту;

: - розпочати формування звіту;

F3 : - перегляд списків контрагентів, рахунків, видів відряджень;

F4 : - очистити меню від введеної інформації;

F10 : - вихід.

Обов'язковою заповнення є лише перший реквізит меню.

Роздрукувати відомість по контрагентам.

Після входу у цей режим на екрані з'явитися меню:

--------------------------------
|Дата начала..(д.м.г).. |
|Дата конца...(д.м.г).. |
|Код контрагента.(,,).. |
|Вигляд відрядження.(,,).. |
|Код витрат....(,,).. |
--------------------------------
F1 допомогу F2/+ розрахунок F3 реквізити F4 очистити F10 вихід

F1 : - перегляд описи режиму;

F2 : - розпочати формування звіту;

: - розпочати формування звіту;

F3 : - перегляд списків контрагентів, рахунків, видів відряджень;

F4 : - очистити меню від введеної інформації;

F10 : - вихід.

Обов'язковою заповнення є лише перший реквізит меню. Пошук інформації здійснюється за дат документів, а дат авансових звітів !!!

Роздрук наказів за відрядження.

Після входу у цей режим, на екрані з'явитися меню:

----------------------------
|Дата початку (д.м.г).. |
|Дата кінця (д.м.г).. |
----------------------------
F1 допомогу F2/+ розрахунок F4 очистить F10 вихід

F1 : - допомогу;

F2 : - розпочати формування наказів;

F4 : - очистити меню від введеної інформації;

F10 : - вихід.

Обов'язковою заповнення є лише перший реквізит меню.

Розрахунок зводу по рахункам-кодам витрат.

Після входу у цей режим на екрані з'явиться меню:

-------------------------------------
|Дата начала.....(д.м.г).. |
|Дата конца......(д.м.г).. |
|Рахунок...............(,,).. |
|Код витрат.........(,,).. |
|Код групи витрат..(,,).. |
-------------------------------------
F1 допомогу F2/+ розрахунок F3 реквізити F4 очистити F10 вихід

F1 : - отримання на екран цього тексту;

F2 : - розпочати розрахунок;

: - розпочати розрахунок;

F3 : - перегляд списків рахунків, витрат, груп витрат;

F4 : - очистити меню від введеної інформації;

F10 : - вихід.